Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить регистры налогового учета по НДС?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость раздельного учета может быть продиктована различными причинами (например, работа с экспортом, производство товаров, не облагаемых НДС и т.п.), но в любом случае требуется произвести определенные настройки в «Учетной политике» («Главное» — «Организации» — гиперссылка «Учетная политика»). Если вы (или ваш предшественник) уже настраивали учет НДС в программе «1С Бухгалтерия», то соответствующие параметры учетной политики можно изменить или отредактировать, можно также написать свой вариант с чистого листа, но помните, что каждое изменение настроек программы должно быть осознанным и ответственным, поскольку учетная политика — это совокупность реально используемых правил, а не пустая формальность. Итак, кнопка «Создать» — ссылка «Настройка налогов и отчетов».
Налоговый учет НДС в 1С 8.3
К налоговым регистрам в части учета НДС относятся счет-фактура, журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж.
Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению из бюджета.
Ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.
В счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должны быть указаны:
1) порядковый номер и дата составления счета-фактуры;
2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
4) номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
6) количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);
6.1) наименование валюты;
7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;
8) стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;
9) сумма акциза по подакцизным товарам;
10) налоговая ставка;
11) сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;
13) страна происхождения товара;
14) номер таможенной декларации.
Порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливается Правительством РФ. Так, Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» были утверждены:
-форму счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его заполнения согласно приложению # 1;
-форму корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его заполнения согласно приложению № 2;
-форму журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его ведения согласно приложению № 3;
-форму книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения согласно приложению № 4;
-форму книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения согласно приложению № 5.
Ключевые положения, подлежащие обязательному включению в учетную политику
Разрабатывая политику в области учета, компания наряду с описанием обычных процедур фиксации операций должна включить в нее подробную расшифровку методики обобщения и анализа составных элементов налоговой базы. Для НДС целесообразно отразить в ней правила составления и регистрации счетов-фактур, книг покупок и продаж, журнала регистрации и иных применяемых в компании регистров.
Помимо общих моментов, для НДС необходимо учесть еще ряд нюансов:
- Частоту,с которой порядковые номера счетов-фактур начинаются заново.
- Алгоритмы осуществления раздельной регистрации подпадающих и не подпадающих под обложение НДС операций.
- Методику расчета порога для отказа от ведения раздельного учета — правило 5%. Следует установить, как будут отражаться данные об уровне расходов по различным категориям сделок.
Также нужно разработать инструкцию по осуществлению обособленного учета налога по поступающим активам.
Чем подробнее будут описаны все тонкости ведения налогового учета НДС, тем проще компании будет отстоять свою точку зрения в случае возникновения споров по каким-либо вопросам с инспекцией.
Основные положения по ведению книги продаж
Выставленные счета-фактуры, в том числе исправленные, согласно постановлению Правительства РФ № 1137 должны отражаться в книге продаж. Этот же нормативный документ регулирует основные правила по ее ведению, а также содержит в качестве приложения утвержденную форму. Цифровой вариант создания книги продаж установлен в приказе ФНС от 05.03.2012 № MMB-7-6/138@.
На данный момент существует ряд особенностей составления данного документа, на которые следует обратить внимание в первую очередь:
- Внесение номера и даты документа по перечислению средств.
- Необходимость отдельного указания посреднических операций.
- Наличие полей для внесения валютной оценки операций.
- При записи корректировочного счета-фактуры указывается не общая сумма налога, а только размер расхождения с первоначальным вариантом как в большую, так и в меньшую сторону.
В отношении книги продаж также действует положение, согласно которому ее оформляют не только компании, уплачивающие НДС, но и фирмы, освобожденные от него. В ситуациях, описанных в п. 1–5 ст. 161 НК РФ, вести описываемый регистр должны и предприниматели, выполняющие посреднические операции, при этом обязанность платить НДС у них может отсутствовать.
Достаточно интересная ситуация сложилась вокруг продажи имущества неплатежеспособных компаний. Сами объекты продажи не подпадают под уплату налога, однако покупатели в подобных операциях выступают в роли посредников, в связи с чем они должны перечислить НДС, правда, бывшему владельцу имущества. Такая позиция изложена в постановлении Пленума ВАС РФ от 25.01.2013 № 11.
Для процедуры внесения корректировок в книгу первостепенное значение имеет время обнаружения неточности и ошибки. Так, если необходимость изменения данных возникла до окончания отчетного периода, неверная строка книги сторнируется, записывается с отрицательным значением, а вместо нее ниже вносятся корректные данные. Если период закрыт, необходимо использовать для корректировки специальные дополнительные страницы, которые добавляются к части книги, относящейся к тому временному промежутку, когда была совершена ошибка.
Требования к налоговым регистрам
Из ст. 314 НК РФ следует, что регистры налогового учета (НУ) заполняются на основании первичных учетных документов непрерывно в хронологическом порядке. Это означает, что беспорядочное или безосновательное занесение данных в регистр, а также пропуски или какие-либо изъятия не допускаются.
ВАЖНО! Расшифровка словосочетания «первичный учетный документ» в НК РФ отсутствует, поэтому подтверждением записей в НУ может служить бухгалтерская первичка (письмо Минфина России от 17.01.2014 № 03-03-06/1/1156).
Не следует забывать, что сформированные налоговые регистры необходимо защищать от несанкционированного исправления. Любые ошибки в регистрах налогового учета исправляются только при соответствующем обосновании, а ответственный исполнитель заверяет все внесенные корректировки своей подписью и указывает дату.
ВАЖНО! Информация, отраженная в регистрах налогового учета, представляет собой налоговую тайну. За ее разглашение (в том числе налоговиками) предусмотрена административная и уголовная ответственность (письмо Минфина России от 12.04.2011 № 03-02-08/41).
Подробнее о требованиях к налоговому учету и налоговым регистрам читайте здесь.
Сроки хранения налоговых регистров
Расходы можно применить для уменьшения доходов только при их обоснованности и наличии первичных документов для подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Соответственно, в течение 4 лет (3 года возможной выездной проверки + текущий год) нужно обеспечить сохранность документов, показывающих получение доходов, осуществление расходов и уплату налогов (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Не так давно Минфин напомнил, что данный срок начинается по окончании периода, в котором данный документ применялся последний раз при составлении налоговой отчетности (письмо от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).
Таким образом, документы, подтверждающие величину убытка, в случае его переноса с целью уменьшения налоговой базы на протяжении нескольких последующих лет (п. 4 ст. 283 НК РФ), хранятся после завершения переноса этого убытка в течение 4 лет (письмо Минфина РФ от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).
Документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого актива, начинают отсчитывать свой 4-летний срок хранения только после завершения начисления амортизации (письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).
Понятно, что соответствующие регистры НУ хранятся по таким же правилам.
Налоговые регистры по НП должен иметь каждый налогоплательщик, так как ИФНС имеет право при своих регулярных проверках отчетности любой компании на ее «белизну и прозрачность» запросить их.
Важно понимать, что представляют собой регистры по НУ и как их правильно заполнить, чтобы не подставить свою фирму на нежелательные штрафы за непредставленные документы или грубое нарушение правил НУ.
В статье показаны образцы налоговых регистров по налогу на прибыль, которые помогут выполнить требования налоговиков к их оформлению.
Редакция «Клерка» получила информацию от источников в ФНС о том, что в 2022 году налоговики начнут массово снимать расходы компаний.
Чтобы подготовить вас к непростому 2022 году, «Клерк» оперативно разработал уникальный курс по защите при налоговых проверках. Записаться и получить подарок тут.
Как вести налоговые регистры по НДС
Заполняйте регистры налогового учета по порядку — от старых к новым. Их можно вести на бумаге или в электронном виде. Доступны формы самостоятельно разработанных таблиц, ведомостей или журналов.
Вносить корректировки в налоговые регистры может только сотрудник, который отвечает за его ведение. Рядом с каждым исправлением такой сотрудник ставит дату и свою подпись. Кроме того, при работе с некоторыми регистрами дополнительно требуется «объяснительная», в которой письменно перечисляют причины изменений в документе.
Для налогового учета по НДС используют следующие регистры:
Правила и формы их ведения утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.
Дополнительные регистры могут понадобиться, если данных из вышеперечисленных документов не хватает для корректного расчета НДС. Так бывает при совмещении облагаемых и необлагаемых операций, при ведении операций со ставкой 0 %, при получении субсидий и пр. Формы и порядок заполнения таких регистров компании определяют самостоятельно и закрепляют в учетной политике.
Журнал учета счетов-фактур
Журнал ведут посредники — предприниматели и организации, которые в сделках выступают как посредники от своего имени. Это комиссионеры и агенты, экспедиторы, застройщики.
Форма журнала утверждена в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Он состоит из двух частей. В первой регистрируются выставленные покупателям и комитенту (принципалу) счета-фактуры, во второй — полученные от продавцов и комитента (принципала). Журнал ведут поквартально и заполняют только в тех случаях, когда получают или выставляют счета-фактуры в рамках посреднической деятельности.
Журнал нужно хранить в течение четырех лет с даты последней записи в нем. Кроме того, организации обязаны хранить и подшивать сами счета-фактуры и подтверждения операторов ЭДО.
Какие регистры используют в налоговом учете НДС
Регистры — это источники информации, в которых фиксируются и накапливаются сведения из первички, бухгалтерских справок и так далее. Их используют для систематизации данных за отчетный период.
Разрабатывая аналитические регистры, налогоплательщик должен следить, чтобы они содержали следующие реквизиты:
Для целей налогового учета по НДС применяют три основных регистра, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137:
В книгах покупок и продаж налогоплательщик фиксирует полученные и выданные счета-фактуры с указанием суммы и НДС с разбивкой по ставкам.
Журнал учета счетов-фактур сейчас используют только в посреднической деятельности. Например, при работе по агентским договорам или договорам комиссии. Подробнее про НДС у посредников мы рассказывали в статье «НДС при посреднических операциях».
Информация из этих регистров попадает в Декларацию по НДС, утвержденную Приказом ФНС РФ от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@. Книга покупок — формирует сумму «исходящего» за отчетным период НДС, а книга продаж — сумму «входящего» НДС.
Как рассчитать НДС к уплате
При продаже товаров или услуг компания всегда указывает цену с НДС. Это НДС исчисленный с реализации, то есть «исходящий» налог. Но для производства товаров или оказания услуг компания могла закупить сырье или оплатить работы, которые также были выставлены ей с НДС. Это «входящий» или «входной» НДС, который заплатила организация или ИП.
НДС — это налог с добавленной стоимости. Поэтому в бюджет мы платим не полную сумму «исходящего» налога, а уменьшаем ее на сумму «входящего». Вот наглядная формула:
НДС к уплате = НДС с реализации — «Входящий НДС» + НДС восстановленный
Важно! НДС с реализации может быть меньше «входного» налога. Например, при экспорте товаров. Как вернуть переплаченный налог из бюджета, мы рассказывали в статье «Возврат НДС для юрлиц».
Иногда НДС нужно восстановить. Это значит, что ранее принятый к вычету «входящий» НДС вы возвращаете в бюджет. Причины разные, например, пропало право на вычет.
Подробнее про «входящий» и «исходящий» НДС мы рассказывали в нашей статье.
Как вести налоговый учет покупок с НДС
При покупке товаров с НДС поставщик будет выставлять вам счета-фактуры. Их нужно сразу регистрировать в книге покупок. При это необходимо вести раздельный учет «входящего» НДС по операциям облагаемым и необлагаемым налогом. НДС с операций, участвующих в налогооблагаемой деятельности, фиксируется на счете 19.
Кроме того, чтобы принять НДС к вычету, необходимо проконтролировать соблюдение следующих условий:
- у вас есть правильно оформленный счет-фактура от поставщика;
- поступление участвует в операциях облагаемых НДС;
- НДС перечислен поставщику;
- полученные ТМЦ оприходованы в бухучете.
Как вести налоговый учет продаж с НДС
При продаже товаров или услуг вы можете использовать различные ставки НДС: 0%, 10% или 20%. Налоговый учет должен быть построен так, чтобы суммы по различным ставкам учитывались на разных аналитических счетах.
При продаже нужно оформить счет-фактуру с выделенной ставкой и суммой НДС. Затем зарегистрировать его в книге продаж. Если компания освобождена от уплаты НДС на основании ст. 145 НК РФ, то счет-фактуру выставить без НДС, но в книге продаж фиксировать. А вот если вы выставляете счет-фактуру по операции, освобожденной от НДС на основании ст. 149 НК РФ, регистрировать его в книге продаж не нужно.
Для ведения достоверного налогового учета важно соблюсти три правила:
- цены в документах должны соответствовать рыночным;
- место реализации товаров и услуг — Россия;
- НДС начисляется в момент отгрузки или в момент получения аванса, зависит от того, что наступит раньше.
Поиск ошибок в 1С по налогу на добавленную стоимость
Счет-фактура «двинул» сразу 4 регистра (на рис.9 видим 4 закладки). Один из этих 4 регистров — уже знакомый нам «НДС предъявленный». Но в отличие от записи, сделанной документом «Поступление (акт, накладная) 0000-000249 от 01.08.2016 18:00:00», вид движения в данном случае другой («расход»).
Что это означает? Во-первых, значение имеет итоговая сумма всех похожих движений с разным знаком. Отфильтруем такие движения в регистре «НДС предъявленный» по колонке «Счет-фактура» (рис.10) и просуммируем колонку «Сумма без НДС» с учетом знака в колонке «Вид движения». Заметим, что в колонке «Счет-фактура» указывается документ-основание.
Требования НК РФ к налоговым регистрам
Формы аналитических регистров налогового учета, являющиеся приложением к учетной политике предприятия, служат подтверждению данных наравне с первичными документами и расчетом налоговой базы (ст. 313 НК РФ). Требования, которые налоговое законодательство предъявляет к ним, следующие:
- недопустимо вносить данные в регистр без соблюдения хронологического порядка и непрерывности;
- аналитический учет налоговых данных в регистрах должен раскрывать порядок формирования налоговой базы;
- хранить регистры следует так, чтобы исключить несанкционированное исправление данных в них;
- за правильность отражения хозопераций в регистрах отвечают лица, их составляющие; каждое вносимое в налоговый регистр исправление ошибок должно подтверждаться подписью ответственного лица, с обоснованием исправления и указанием даты;
- данные налогового учета, в том числе и регистры, составляют налоговую тайну; лица, имеющие к ним доступ, несут ответственность за разглашение налоговой тайны согласно законодательству.
Налоговый учет входного НДС
НДС, предъявленный поставщиками, плательщики НДС могут направить к вычету, тем самым, сократив величину налогооблагаемой базы при подсчете налога. НДС, который поставщики включают в счета-фактуры, отражается на счете 19 с дальнейшим направлением к возмещению (проводка Д 68 К 19).
Важным является грамотность формирования счета-фактуры, что включает в себя корректно отраженные сведения, верно исчисленный налог, присутствие подписей главного бухгалтера и руководителя или замещающих лиц.
Входящий счет-фактура подлежит занесению в книгу покупок с помощью регистрационной записи. Налоговые агенты должны регистрировать бланк в журнале регистрации счетов-фактур.
НДС направляется к возмещению для налогового учета в случае, если соблюдается следующие пункты:
- Правильность отражения всех показателей в счете-фактуре;
- Полученные ТМЦ (услуги, работы) участвуют в тех операциях, которые облагаются НДС;
- Налог должен быть оплачен покупателем;
- ТМЦ, услуги, работы оприходованы покупателем.