Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отдел закупок: цели, функции, оценка и мотивация». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организация любых закупочных процессов лежит на специалисте, который занимается приобретением товаров и услуг, необходимых компании. Кто такой менеджер по закупкам — это сотрудник организации, полностью отвечающий за снабжение организации в соответствии с ее потребностями.
Что это за специалист
В закупочной деятельности имеются два основных направления:
- приобретение товаров для обеспечения деятельности самой организации, например, канцелярией, спецодеждой для сотрудников, оргтехникой, офисной мебелью;
- приобретение товаров для дальнейшей реализации или производства. Розничные магазины покупают товары у оптовых поставщиков для последующей реализации и извлечения прибыли, а производственные организации закупают сырье для переработки.
Модели организации закупочной деятельности
Доверив специалистам управление торговым ассортиментом и товарными потоками, руководство определяет необходимые полномочия и зоны их ответственности, что должно быть зафиксировано в должностных инструкциях и в системе мотивации закупщиков.
Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, эффективное использование оборотных средств, удовлетворенность потребителей ценами и ассортиментом, наполненность складов и эффективность внутренней цепи поставок. Она связана с работой сотрудников практически всех отделов — от бухгалтерии до транспортной службы. В связи с этим необходимо тщательно продумать организационные аспекты закупочной логистики.
Наиболее сложные модели организации закупочной деятельности характерны для крупных сетей магазинов. Анализ отечественного и зарубежного опыта дает возможность выделить следующие модели закупочной логистики торговых сетей.
Функции отдела закупок
Отдел закупок является подразделением, где принимаются решения о приобретении товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Внутренними потребителями результатов деятельности службы закупок являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется закупаемая продукция.
Важность этого подразделения в структуре торговой компании трудно переоценить, как трудно переоценить и важность правильно организованной закупочной логистики для работы всего предприятия.
В принципе закупка ресурсов в компании может быть построена централизованно или децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие разных структурных подразделений будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает свои потребности, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.
Тем не менее у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют этот подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел закупок с полномочиями приобретения ресурсов в интересах всех подразделений торгового предприятия.
Специалисты отдела закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии с заявками, полученными от внутренних потребителей, или же самостоятельно отслеживают возникновение потребности в ресурсах. Внутри самого отдела закупок операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка», часто подвергаются дальнейшей специализации с целью развития профессионализма менеджеров по закупкам.
Закупочные центры крупных розничных торговых сетей обычно состоят из подразделений, ответственных за закупки какой-либо части товарного ассортимента. Распределение ассортимента между подразделениями часто происходит по принципу сходства характеристик товаров. Такое распределение труда позволяет закупщикам накопить максимум знаний о своем товаре. Чем крупнее компания-ритейлер, тем уже специализация работников в ее закупочном центре.
В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, естественно, никакого разделения функций не будет.
Чем занимается специалист по закупкам
Не существует универсального перечня обязанностей менеджера по закупкам, они могут существенно отличаться в разных компаниях.
Например, в некоторых видах бизнеса объем продаж на рынке просчитывается с высокой степенью точности. Менеджеру в этих условиях остается только скрупулезно придерживаться утвержденного ранее плана закупок.
Другая компания нуждается в эксклюзивном товаре: ювелирных изделиях, парфюмах и т. д. В этом случае задача менеджера значительно усложняется. Он должен найти на рынке требуемое, причем по самым выгодным ценам и в строго определенном количестве. Для этого нужна не только профессиональная подготовка, но и интуиция.
Иногда спрос на закупленные товары падает. Обязанность менеджера в этом случае — выяснить причину и принять необходимые меры по исправлению ситуации. Снабженец имеет право привлекать к разрешению данной проблемы отдел маркетинга. Если есть необходимость, менеджер по закупкам должен отправляться в командировку.
В зависимости от того, как долго менеджер пребывает в данной должности, а также от уровня доверия к нему руководства в его обязанности могут входить контакты с зарубежными поставщиками. В этом случае специалисту по закупкам придется вести документацию, сопровождающую товар, и урегулировать все организационные нюансы на таможне.
Необходимость повышения квалификации
В связи с наличием обширного перечня трудовых обязанностей менеджер по снабжению государственного предприятия должен в совершенстве знать основы гражданского, бюджетного, административного и трудового законодательства. Множественные изменения, регулярно вносимые в нормативно-правовую базу, зачастую существенно снижают эффективность снабженческой политики. Прохождение обучения по программе повышения квалификации позволит сотруднику не только систематизировать имеющиеся у него знания, но и разработать новые подходы к порядку взаимодействия с поставщиками товаров и услуг.
Таким образом, получение диплома о профессиональной переподготовке неразрывно связано с появлением новых возможностей для дальнейшего карьерного роста. Умение грамотно применять полученные знания на практике позволит менеджеру по госзакупкам достичь хороших результатов во всех направлениях своей деятельности. А именно:
- Эффективно осуществлять закрытые закупки в соответствии с правилами, изложенными в федеральных законах 44-ФЗ и 223-ФЗ. В данном виде закупочных мероприятий могут участвовать приглашённые заказчиком компании. Информация, касающаяся особенностей проведения данной процедуры, не размещается в единой информационной системе. Закрытые торги могут проводиться с помощью электронной площадки АСТ-ГОЗ.
- Качественно проводить экспертизу имеющихся заявок. Процедура является обязательной для каждого заказчика. Она позволяет выявить факты несоответствия заявки закупочным документам. К основным критериям оценки относятся следующие:
- полнота пакета предоставленной документации;
- правильность заполнения заявки;
- её соответствие установленным техническим требованиям.
- Осуществлять оценку эффективности проводимых закупочных мероприятий. К основным критериям, принимаемым во внимание при формировании объективного мнения о результатах работы по госзакупкам, относятся:
- соответствие поставки ранее согласованному графику;
- качество товаров (услуг) должно соответствовать заявленным требованиям;
- уровень сформированных запасов;
- уровень экономии (с точки зрения понесённых заказчиком затрат, в том числе временных).
- Добиться максимальной оптимизации системы закупок предприятия. Грамотное управление закупками в положительном ключе сказывается на уровне понесённых издержек. Единственным нюансом, который нужно учитывать при совершенствовании снабженческой политики, является обязательность её соответствия направлению стратегического развития организации.
Профессия менеджера по закупкам
Менеджер по закупкам — это специалист, который занимается снабжением организации продукцией, необходимой ей для ведения деятельности или для перепродажи. Представьте большую компанию с тысячей сотрудников: один только документооборот потребует определённого количества бумаги, канцелярских принадлежностей и офисной техники. Кто-то должен это закупать, притом по выгодным для компании ценам. Другой пример — супермаркет с продуктами и бытовыми товарами. Необходимо формировать разнообразный ассортимент из нескольких тысяч позиций, каждая из которых в конечном итоге должна обрести своего покупателя. Снабжение организации и есть главная задача менеджера по закупкам.
Следует осознавать, что в разных организациях функции таких менеджеров будут существенно отличаться. В некоторых компаниях есть готовый перечень продукции, которую необходимо купить по самой низкой стоимости. В других фирмах от менеджеров требуют самостоятельно определять позиции — категории и параметры товаров, производителей — и закупать их по приемлемой цене. Что именно будет делать менеджер по закупкам на рабочем месте, напрямую зависит от его работодателя.
Типовая должностная инструкция менеджера по закупкам
Должностная инструкция менеджера по закупкам — это такой же важный документ, как трудовой договор. В нём конкретизируются все требования работодателя к специалисту: что он должен знать, делать, на что имеет право и за что несёт ответственность. Включает 4 тематических разделах, проанализируем кратко каждый из них.
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» описывают, как менеджер назначается на должность и кто является его непосредственным начальником. Фиксируется, кто исполняет его обязанности в случае отсутствия. Важное значение имеет список того, что закупщик должен знать:
- гражданское законодательство;
- локальные нормативные акты, приказы руководства и регламенты работы;
- требования к документам и отчётности;
- ассортимент и характеристики товаров, необходимых организации;
- порядок заключения договоров с контрагентами;
- порядок приёма и передачи материальных ценностей;
- принципы ценообразования;
- нормы делового общения.
Принципиально важный раздел «Должностные обязанности» обозначает все функции, которые будет выполнять менеджер на рабочем месте. Их подробный список есть в разделе выше. Чем точнее работодатель (сотрудник отдела кадров или руководитель организации) опишут, что именно необходимо делать закупщику, тем быстрее он вникнет в работу, а стороны придут к взаимопониманию.
Квалификация менеджеров
В должностной инструкции должны быть прописаны требования к квалификации работника. Конкретный перечень необходимых навыков утверждается в зависимости от модели закупок и зоны ответственности сотрудника. Вот общий перечень того, что он должен знать:
- методы управления финансовыми потоками для логистики;
- правила составления договора на поставку товаров;
- факторы, на которые следует обращать внимание при выборе поставщика;
- методы управления закупками и повышения их эффективности;
- методы и различные модели;
- операции, которые входят в процесс, и правила их выполнения;
- санкции, которые применяются к обеим сторонам при несоблюдении договора на поставку.
Кроме того, работники отдела много контактируют с представителями других подразделений, а также с поставщиками. Значит, требуется знание делового этикета, правил общения по переписке.
Необходимые умения также прописываются в инструкции. Чаще всего от отдела закупок требуется следующее:
- выбор лучших условий приобретения товара и умение обосновать этот выбор;
- правильное оформление документов – как договоров с поставщиками, так и внутренней отчетности;
- поддержание отношений с постоянными поставщиками или с перспективными контрагентами;
- получение информации о том ассортименте, который предлагает поставщик, и анализ этих данных;
- проведение обзора рынка поставщиков, сравнение их;
- ведение переговоров;
- укрепление имиджа, репутации своей компании за счет правильно выстроенных отношений с контрагентами.
Поскольку менеджер по закупкам при ведении переговоров с представителями поставщиков представляет интересы компании, ему должны быть предоставлены права:
- действовать от имени юридического лица в пределах полномочий и компетенции;
- получать бухгалтерскую информацию о кредиторской и дебиторской задолженности по требованию, включая просроченную и формулировку причин несвоевременного расчёта за полученную продукцию или товары;
- получать консультации юридической службы о правовых аспектах заключения сделок, находить совместно решения при возникновении вопросов;
- принимать участие в выборе поставщиков и групп товаров.
Специальности, вузы и предметы ЕГЭ
Для работы в этой области понадобится высшее образование в сфере менеджмента. Такие программы есть практически в любом российском вузе, несколько примеров:
- НИУ «МЭИ» (Москва), Инженерно-экономический институт – программа бакалавриата «Логистические системы в экономике и управлении».
- Владивостокский государственный университет экономики и сервиса, Байкальский государственный университет (Иркутск) – бакалавриат по профилю «международная логистика и управление поставками».
- Подготовку в бакалавриате по специальности «организация и управление бизнесом в сфере торговли» предлагают СПбПУ Петра Великого (Санкт-Петербург), ХГУЭП (Хабаровск) и СГТУ (Саратов).
Варианты обучения по разным профилям направления «менеджмент» (код специальности 38.03.02), так или иначе связанным с организацией закупок, на сегодняшний день предлагают десятки вузов страны, среди них есть такие крупные, как:
- Российский университет дружбы народов (Москва);
- НИУ «Высшая школа экономики» (Москва, Санкт-Петербург);
- Оренбургский государственный университет;
- Алтайский государственный университет (Барнаул);
- Дальневосточный федеральный университет (Владивосток);
- Южный федеральный университет (Ростов-на-Дону).
Функции специалиста по закупкам
Заметим, что функции менеджера, который будет заниматься закупками, в различных компаниях имеют существенное отличие. Все зависит от того, какими именно товарами занимается предприятие, какие закупки осуществляет, а также от возможности заранее осуществить процесс прогнозирования расхода на осуществление процедуры закупки сырья. В тоже время, немаловажное значение имеет также тот момент, насколько быстро можно будет найти поставщиков той или же иной продукции.
По сути, описание основных функций может быть кратким и лаконичным, исходя из данного списка, будут формироваться уже обязанности.
К основным функциям специалиста относят:
- Осуществление процесса изучения всех поставщиков именно тех товаров и сырья, которые используются на предприятии. На самом деле, данная функция имеет важное значение, так как на ее основании формируется важный момент подбора вариантов сотрудничества. Специалист должен осуществить оценку всех факторов взаимодействия с той или же иной компанией, осуществить составление списка, и впоследствии произвести процедуру аналитического изучения;
- Специалист берет на себя функцию изучения структуры работы предприятия и формирует список закупок, которые необходимы для нормальной работы. Соответственно, в данном случае должны быть сформированы полномочия, которые бы определяли возможность специалиста осуществлять запрос на предоставление данных, которые касаются необходимости сырья и материалов на том или же ином подразделении;
- Если в подчинении специалиста будут иные сотрудники, то формируется функция руководителя. Соответственно, специалист обязан будет осуществлять процесс составления требований к должности, осуществлять подбор работников, проводить обучение, премирование и мотивирование, поддерживать нормальную атмосферу в коллективе;
- Специалист занимается вопросами подписания договорных отношений на поставки, в данном случае, все договора должны быть подписаны исключительно на основании предварительного изучения и анализа, и они должны импонировать ранее установленной политике компании;
- Также менеджер осуществляет переговоры с различными компаниями, с целью поиска вариантов сотрудничества, которые смогли бы стать основой выгодных поставок для его предприятия. Именно данная функция является одной из основных, так как умение вести переговоры в действительности позволяет получить перспективы поиска выгодных вариантов сотрудничества.
Менеджер по закупкам: обязанности, требования, инструкции
Менеджер по закупкам – сотрудник, который должен быть в штате любого предприятия, осуществляющего торговую деятельность. Он лучше всех осведомлен, как правильно вести с поставщиками переговоры и настроить их на дальнейшее сотрудничество, где выгоднее всего совершить закупку товара, как выработать наиболее подходящую стратегию для фирмы.
1. Суть работы менеджера по закупкам 2. Требования к менеджеру по закупкам 3. Обязанности менеджера по закупкам 4. Положительные и отрицательные стороны профессии
Данная сфера деятельности связана с поиском поставщиков и осуществлением закупок, изучением рынка, решением различных проблем.
На работу менеджера влияет вид торговли и направление.
В том случае, если деятельность компании может позволить заблаговременно рассчитать и определить реализацию товаров, то его обязанности будут заключаться только лишь в совершении закупок согласно плану.
А когда есть необходимость в приобретении эксклюзивных или сезонных вещей, дорогой косметики, украшений, тогда на менеджера возлагается ответственность за поиск товаров и расчет объемов продаж за минимальный период.
Основной целью менеджера является поиск и выработка конкретной стратегии для осуществления закупок, а также определение некоего равновесия между закупкой и продажами. Конечно же, сотрудник также должен следить за тем, чтобы реализуемый товар соответствовал потребностям покупателя и продавался в минимальные сроки на прибыльных условиях.
Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:
- своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
- анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
- проводить переговоры с поставщиками;
- готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
- организовывать и участвовать в приемке товаров;
- готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
- содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
- мониторить товарооборот в организации;
- анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.
Допускается установление и более узкого перечня полномочий, например, обязанности менеджера по работе с поставщиками ограничиваются переговорами, подготовкой писем, договоров и сопутствующих документов, он не занимается анализом рынка и внутренним товарооборотом компании.
Если менеджер является профильным специалистом по приобретаемому товару, на него возлагается обязанность составления технических заданий для поставщиков. Иногда обязанности менеджера по закупкам касаются всех аспектов закупочной деятельности: он взаимодействует с государственными и таможенными органами, организует логистику, контролирует хранение товаров.
Должностная инструкция менеджера по закупкам
Должностная инструкция менеджера (специалиста) по закупкам содержит требования со стороны работодателя к квалификации сотрудника, определяет правила назначения, освобождения его от должности, порядок подчинения.
В документе прописаны функциональные обязанности, права работника, его ответственность.1.
Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом директора организации по представлению начальника отдела закупок.2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.3.
Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела закупок.4.
Во время отсутствия менеджера по закупкам функциональные обязанности, ответственность, права, переходят к иному должностному лицу, о чем фиксируется в приказе по организации.5.